Делопроизводство и документирование

13-10-2018

Основными задачами архивного подразделения являются:

прием от структурных подразделений организации и хранения архивных документов с различными видами носителей информации;

контроль совместно со службой делопроизводства состояния хранения и правильности оформления документов в структурных подразделениях организации;

участие в составлении и согласовании сводной номенклатуры дел организации, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;

предоставление на государственную регистрацию документов Национального архивного фонда, ведения их государственного учета и представления сведений об их количестве по установленной форме соответствующей государственной архивной учреждении, архивном отдела городского совета;

проведение предварительной экспертизы ценностей документов, находящихся на хранении, составление и представление на рассмотрение экспертной комиссии организации проектов описей дел Национального архивного фонда, описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу работников организации и актов об изъятии для уничтожения документов , не отнесенные к Национального архивного фонда;

создание и совершенствование справочного аппарата к архивным документам;

организация в установленном Госкомархивом порядка пользования архивными документами, выдача архивных справок, копий, выписок из документов юридическим лицам и гражданам;

подготовка и передача документов Национального архивного фонда в соответствующей государственной архивного учреждения, архивного отдела городского совета;

участие в мероприятиях по повышению профессиональной квалификации работников организации, которые отвечают за работу с документами [205].

Обязательным условием рациональной организации делопроизводства, средством повышения производительности и удешевления управленческого труда является механизация и автоматизация делопроизводственных процессов.

Механизация и автоматизация внедряется на всех этапах делопроизводственного процесса: регистрация и подготовка документов, их копирование, оперативное хранение и транспортировку, контроль за выполнением и тому подобное. Эти этапы должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему. Состав программного обеспечения и средств, используемых зависят от конкретных условий работы аппарата управления с документами, в частности, от организационной структуры органа управления, его размещения, условий труда сотрудников, количества и содержания документов, потребностей в оперативной и ретроспективной информации, степени централизации работ по документами. С целью более рационального использования технических средств, ПК в органах государственной власти создаются централизованные службы: сектора делопроизводства, компьютеризации и оргтехники, печатные и копировальные бюро и т.п.. От эффективности работы таких подразделений во многом зависит нормальная работа всего учреждения. При внедрении новых технологий работы с документами необходимо учитывать:

целесообразность внедрения технических средств;

возможность приобретения технических средств;

наличие подходящих помещений;

возможность подготовки или привлечения специалистов к обслуживанию техники и ее ремонта.


Смотрите также:
 Основные задачи и функции Госпредпринимательства Украины
 Классификация органов исполнительной власти
 Делопроизводство и документирование
 Юридически судебная функция. Юридическая функция
 ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ УКРАИНЫ

Добавить комментарий:
Введите ваше имя:

Комментарий:

Защита от спама - решите пример: