Делопроизводство и документирование

15-10-2018

Делопроизводственный процесс имеет свою специфическую технологию документооборот организации. Он является совокупностью взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки [182, с 56]. Документооборот организации состоит из работы с входящей, внутренней и исходящей документацией. В частности, его составляющими являются: предварительное рассмотрение документов, регистрация документов; резолюция должностного лица; оформления документов; датировки документов; индексация документов, согласование документов; заверение документов; утверждения документов.

Во время прохождения документа в учреждении обязательно делаются следующие отметки:

о поступлении документа (регистрация);

о взятии документа на контроль;

об исполнении документа и направлении его в дело.

Каждый документ должен иметь отметку о непосредственного исполнителя, в котором указывается его фамилия и номер служебного телефона, которые указываются на лицевой или оборотной стороне последней страницы документа. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату». В регистрационной карточке или журнале указывается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его копия.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода (как правило, года). Объем документооборота - важный показатель, используемый как критерий в выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы документов учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и т.п..

Важной составляющей делопроизводства является обеспечение действенного исполнительного контроля. Контроль исполнения - это практическая работа по осуществлению текущего контроля за выполнением назначенными лицами тех или иных организационно-распорядительных документов. Контролю подлежат зарегистрированные документы, в которых установлено определенное задание. Он необходим для следующих целей:

выяснения фактического состояния в ходе текущего выполнение конкретного поручения;

выявление узких мест и принятия необходимых мер по исправлению ситуации;

получения возможности анализа организации работы с целью предотвращения выявленным недостаткам в будущей практической деятельности учреждения;

стимулирование исполнительной дисциплины как стиля работы.

Осуществление непосредственного контроля за исполнением документов в органах исполнительной власти возлагается на специально созданные контрольные службы.


Смотрите также:
 ПРАВОВЫЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ
 ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ УКРАИНЫ
 Виды социальной ответственности
 АДМИНИСТРАТИВНЫЕ МЕТОДЫ. ЧАСТЬ ВТОРАЯ
 Юридически судебная функция. Юридическая функция

Добавить комментарий:
Введите ваше имя:

Комментарий:

Защита от спама - решите пример: